Política De Tratamiento De Datos Personales

 Será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de D’ ORIGENN S.A.S. considerada como responsable del tratamiento de datos personales.

D’ORIGENN S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, ha implementado las siguientes políticas de uso de Datos Personales, de acuerdo a lo previsto en el Art. 13 del Decreto 1377 de 2013.

1. DEFINICIONES

Los términos definidos, tendrán el significado asignado en la legislación, contenida en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan.

• • • AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    • AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    • BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
    • CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
    • DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
    • DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    • DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    • DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
    • DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que D’ORIGENN S.A.S. requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, extensión, ofertas laborales, etc.
    • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que individual o grupalmente, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    • LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
    • HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
    • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
    • TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

D’ ORIGENN S.A.S. actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes objetivos:

Objetivos generales para el tratamiento de datos personales

1. 1. 1. Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por D’ ORIGENN S.A.S.;
      2. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado relacionados hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;

• • • Controlar el acceso a las instalaciones de D’ ORIGENN S.A.S y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

1. 1. 1. Dar respuesta a las PQRS que sean realizadas por los titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales;
      2. En los casos que se requiera para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
      3. Transferir la información recolectada a distintas áreas de D’ ORIGENN S.A.S y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);

• • • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
    • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de D’ ORIGENN S.A.S y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de D’ ORIGENN S.A.S

2. PRINCIPIOS GENERALES

La  presente Política se encuentra regida por los principios previstos en el Artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, los cuales serán aplicados a todas las personas naturales que, de manera permanente u ocasional, suministren cualquier tipo de información o dato personal a D’ORIGENN S.A.S. Igualmente D’ORIGENN S.A.S., como Encargada del Tratamiento de Datos Personales se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan, de acuerdo a los siguientes principios:

• • • PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
    • PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, D’ORIGENN S.A.S., se limitará a los datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; y cada una de sus áreas, deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
    • PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
    • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la D’ORIGENN S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: D’ORIGENN S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

De conformidad con lo indicado en el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, todo Tratamiento de los Datos Personales requiere de la autorización previa e informada del Titular, expresada por este a través de los mecanismos que para tal efecto pondrá D’ORIGENN S.A.S. a disposición del Titular. Por consiguiente, D’ORIGENN S.A.S. recolectará, almacenará y utilizará cualquier Dato Personal previo consentimiento libre, expreso e informado del Titular de los mismos y solicitará exclusivamente aquellos Datos Personales que resulten necesarios para el Tratamiento.

La autorización previa del Titular podrá ser obtenida a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, Internet, sitios Web, o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, o mediante un mecanismo, que permita conocer y obtener el consentimiento del Titular. La autorización será generada por D’ORIGENN S.A.S. y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

• • • Prueba de la autorización. D’ORIGENN S.A.S. utilizará los mecanismos tecnológicos con que cuenta actualmente, que permitan determinar cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos.

• • • Casos en que no se requiere la Autorización previa del Titular. D’ORIGENN S.A.S., no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales cuando se trate de Datos de naturaleza pública.

4. DEBERES DE D’ORIGENN S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando D’ORIGENN S.A.S., actúe como tal cumplirá con los siguientes deberes:

1. 1. 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el ejercicio del derecho de hábeas data.
      2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.

• • • Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

1. 1. 1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
      3. Actualizar la información, comunicando al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

• • • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

1. 1. 1. Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
      2. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
      3. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.

• • • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    • Cumplir con las instrucciones y requerimientos que le imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. CONFIDENCIALIDAD

D’ORIGENN S.A.S., se reserva en los eventos contemplados en la ley, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes.

6. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que será puesto a disposición del Titular para darle información y poner en su conocimiento, la existencia de las políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por D’ORIGENN S.A.S., que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. El Aviso de Privacidad, deberá contener como mínimo, la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

• Los derechos que le asistente al Titular. iv) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de la Información, y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de Tratamiento de Información.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo señalado en el Artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

1. 1. 1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a D’ORIGENN S.A.S.
      2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a D’ORIGENN S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

• • • Ser informado por parte de D’ORIGENN S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

1. 1. 1. Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas por eventuales violaciones a las normas que regulan la protección de DatoPersonales.
      2. Revocar la autorización impartida y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
      3. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 10. Garantías del Derecho de Acceso. Para los propósitos indicados en el Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, D’ORIGENN S.A.S. garantizará a los Titulares el derecho de acceso a los Datos Personales a fin de que puedan ejercer sus derechos.

Los Titulares, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de D’ORIGENN S.A.S. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el Titular deberá dirigir una petición mediante escrito dirigido a las direcciones electrónicas de Servicio al Cliente de D’ORIGENN S.A.S. identificada como [email protected] , departamento que atenderá la consulta en el plazo de tres (3) días hábiles siguientes.

Cualquier solicitud de aclaración, corrección, complementación o modificación, deberá elevarse a la misma dirección dentro de los dos (2) días siguientes a la respuesta. Vencido este se entenderá que el Titular consiente y aprueba la totalidad de la información relacionada con los Datos Personales. Igualmente podrán conocer las políticas de Tratamiento de Datos personales ingresando a www.d-origenn.com donde podrán consultar las condiciones de la presente política de tratamiento de datos personales y sus variaciones.

8. RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.

El reclamo deberá presentar el Titular, en los términos señalados en el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

9. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

D’ORIGENN S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas.

• • • Eliminación de datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a D’ORIGENN S.A.S., la eliminación de sus Datos Personales, previa solicitud formulada en los términos fijados arriba, cuando los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. No procederá la supresión de datos cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• • • Revocatoria de la Autorización. Los Titulares de los Datos Personales pueden r
    • evocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 16. Suministro de Información a Terceros. D’ORIGENN S.A.S. queda plenamente autorizada para suministrar información de los Titulares, contenida en sus bases de datos a:

1. 1. 1. Los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
      2. a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y

• • • a terceros autorizados por el Titular o por la Ley. D’ORIGENN S.A.S., podrá suministrar la información contenida en sus bases de datos a cualesquier tipo de autoridad judicial o administrativa, incluyendo autoridades tributarias, de investigación civil, penal, disciplinaria o administrativa, ya sea del orden nacional departamental o así como a sus asesores legales y contables, a sus accionistas, y a cualquier tipo de personal directivo o administrativo de D’ORIGENN S.A.S., dentro del giro ordinario y usual de las actividades comerciales de D’ORIGENN S.A.S.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• • • Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, D’ORIGENN S.A.S informará al Titular:

1. 1. 1. Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
      2. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, D’ORIGENN S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para ello, D’ORIGENN S.A.S. ha implementado estrategias administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Sistema de Gestión Integrado -SGI-, de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

• • • Directrices para el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes: Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, D’ORIGENN S.A.S sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, D’ORIGENN S.A.S. para los casos que se requiera por efectos de las especificaciones de diseño de producto o prestación del servicio, deberá obtener la Autorización del Representante Legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

D’ORIGENN S.A.S. designa a las siguientes personas como Encargadas del Tratamiento. Departamento de Servicio al Cliente: [email protected]  Nombre: Ruby Martínez. Teléfono: 601 829 5517 Correo Electrónico: [email protected]  

12. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

La presente política será revisada y ajustada anualmente y se publicará de forma masiva para sensibilizar a todos los integrantes de D’ Origenn S.A.S. se firma en Bogotá D.C. a  los 28 días del mes de febrero de 2024.

D’ORIGENN S.A.S.